Politique de confidentialité

Totale Gestion Immobilière (« Totale ») accorde la plus haute importance à la protection des renseignements personnels. La présente politique décrit comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et détruisons les renseignements personnels des propriétaires, locataires, candidats locataires, visiteurs du site, fournisseurs et autres personnes qui interagissent avec nous.

Cette politique est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) telle que modifiée par la Loi 25(Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels). Elle tient également compte de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la LPRPDE (loi fédérale).

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, Totale a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) :

• Nom : Responsable RPRP — Totale
• Courriel : dpo@totalegestion.ca
• Téléphone : 514 907-9880
• Adresse : Grand Montréal, QC, Canada

Toute question, demande d'accès, de rectification, de retrait de consentement, de portabilité, d'opposition ou plainte peut être adressée à ce responsable.

2. Renseignements que nous recueillons

2.1 Auprès des candidats locataires et locataires

• Identité : nom, prénom, date de naissance, langue, situation familiale.
• Coordonnées : adresse, téléphone, courriel.
• Pièces d'identité présentées lors de la signature du bail.
• Renseignements financiers : preuves de revenus, employeur, attestation d'emploi.
• Antécédents de location : références d'anciens propriétaires.
• Vérification de crédit ou enquête prélocation, uniquement avec consentement écrit, exprès et libre.
• Renseignements relatifs au bail et aux paiements.
• Demandes de maintenance, communications, photos liées à un sinistre.

2.2 Auprès des propriétaires

• Identité et coordonnées.
• Informations relatives à l'immeuble : titre, hypothèques, polices d'assurance.
• Informations bancaires nécessaires aux versements.
• Documents fiscaux pertinents.

2.3 Auprès des visiteurs du site

• Données de navigation : adresse IP, type de navigateur, pages vues, durée.
• Témoins (cookies) — voir la Politique de cookies.
• Informations envoyées via les formulaires.

3. Finalités de la collecte

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement pour :

• évaluer les candidatures et conclure les baux résidentiels;
• gérer les loyers, baux, dépôts et communications;
• répondre aux demandes de maintenance et coordonner les interventions;
• administrer la relation contractuelle avec les propriétaires;
• se conformer aux obligations légales, fiscales et réglementaires;
• prévenir la fraude, sécuriser nos systèmes et faire valoir nos droits;
• améliorer nos services et personnaliser l'expérience utilisateur;
• vous transmettre, avec votre consentement, des communications commerciales.

Les renseignements ne sont pas utilisés à d'autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet ou l'exige.

4. Fondement juridique et consentement

Nous recueillons et utilisons vos renseignements sur la base de votre consentement, de l'exécution du contrat (bail, mandat de gestion), de nos intérêts légitimes ou d'une obligation légale. Votre consentement est demandé de manière claire, libre, éclairée et granulaire, notamment pour les enquêtes de crédit et la communication à des tiers.

5. Communication à des tiers

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux catégories de destinataires suivants, dans la mesure strictement nécessaire :

• fournisseurs de services (hébergement, paiement, signature électronique, comptabilité, entretien);
• agences d'évaluation du crédit, avec votre consentement;
• professionnels mandatés (avocats, notaires, comptables);
• autorités publiques lorsque la loi l'exige (Tribunal administratif du logement, Revenu Québec, ARC, corps policiers).

Avant toute communication à un tiers ou tout transfert à l'extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et concluons des ententes écrites encadrant la confidentialité, la sécurité et la durée de conservation.

6. Transferts hors Québec

Certains de nos prestataires technologiques peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Québec. Avant tout transfert, nous vérifions que le destinataire offre une protection équivalente à celle prévue par la Loi 25 et appliquons des mesures contractuelles et techniques appropriées. Vous pouvez obtenir plus d'information sur ces transferts en écrivant à dpo@totalegestion.ca.

7. Conservation et destruction

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire aux finalités décrites, en tenant compte des délais légaux de prescription (notamment 3 ans en matière civile, 6 ans en matière fiscale). À l'expiration de ces délais, les renseignements sont détruits de manière sécurisée ou anonymisés.

8. Sécurité

Nous mettons en place des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques raisonnables : contrôle d'accès, chiffrement des communications, sauvegardes, journalisation, audits réguliers, sensibilisation du personnel et clauses contractuelles avec nos sous-traitants.

9. Vos droits

En vertu de la Loi 25, vous avez le droit :

• d'être informé de la collecte et de ses finalités;
• d'accéder à vos renseignements personnels;
• de demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• de retirer votre consentement;
• de demander la cessation de la diffusion ou la désindexation (droit à l'oubli);
• de recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (droit à la portabilité, applicable depuis septembre 2024);
• de formuler une plainte auprès du RPRP, puis auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

Nous répondons à toute demande dans un délai de 30 joursà compter de sa réception.

10. Décisions automatisées

Lorsque nous utilisons un système prenant une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (par exemple un pointage automatisé pour évaluer une candidature), nous vous en informons au plus tard à la décision et vous pouvez demander à connaître les renseignements utilisés, les raisons et les facteurs principaux ayant mené à la décision, ainsi qu'à présenter des observations à une personne en mesure de réviser celle-ci.

11. Incident de confidentialité

En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, Totale avise sans délai les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, tient un registre des incidents et met en œuvre les mesures pour en limiter les conséquences. Voir notre page Déclaration d'incident.

12. Mineurs

Nos services ne s'adressent pas à des personnes de moins de 14 ans. Le consentement du titulaire de l'autorité parentale est requis pour recueillir des renseignements sur un mineur de moins de 14 ans.

13. Modification

Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter l'évolution de nos services et de la législation. La date de mise à jour figure en haut du document. Les modifications substantielles vous sont communiquées par un moyen approprié.

14. Nous joindre

Pour toute question, contactez le responsable de la protection des renseignements personnels à dpo@totalegestion.ca ou par courrier postal à l'adresse de Totale.